Produtividade: tudo que você precisa saber para se tornar mais produtivo
Você sabe por que a produtividade é importante? Uma dica: está bastante relacionada à sua qualidade de vida
Em um de seus significados mais conhecidos e empreendidos atualmente, produtividade é a relação da capacidade de produção com o tempo. É uma informação que pode dizer respeito à uma instituição, time, pessoa. Enfim, qualquer sujeito que atua em prol de algum resultado.
Para as companhias, a produtividade é assunto extremamente relevante, já que tem a ver, inclusive, com seu lucro. Quanto mais se produz, em teoria, maior receita. Mas, para os indivíduos, no mundo moderno, ela tem uma importância diferente – e, em alguns níveis, ainda maior.
O que você vai entender:
- Produtividade e qualidade de vida: o que tem a ver?
- Principais vilões da produtividade
- “Afinal, como aumentar minha produtividade?”
- Gestão do tempo e produtividade
- Técnicas reconhecidas
Produtividade e qualidade de vida: o que tem a ver?
O principal motivo para que a produtividade seja uma característica cobiçada por muitas pessoas atualmente é o fato de que ela está, em muitos aspectos, relacionada à qualidade de vida.
Isso porque há um número cumulativo de responsabilidades que cada um enfrente, e a velocidade das relações e processos no mundo moderno é crescente – quanto demorava a viagem do Rio de Janeiro a São Paulo em 1950 e quanto demora hoje? Ou seja: muita coisa para fazer e falta de tempo são constantes na vida de muitas pessoas.
Como resultado, muitos negligenciam fatores pessoais – como contato com amigos e família e lazer – em razão de cumprir tudo que é “preciso”. Embora a curto prazo funcione, a longo prazo isso contribui para o esgotamento, que, consequentemente, diminui a motivação e produtividade.
Em suma, produtividade e qualidade de vida são dois aspectos intimamente ligados, já que é o nível ideal de cada um que colabora para um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Não dá para negligenciar nenhum dos dois e há muito o que se fazer para otimizar cada um deles.
Um estudo exclusivo da Fundação Estudar em parceria com a companhia especializada em pesquisa de mercado MindMiners mostrou o que as pessoas consideram que “ganham” sendo produtivas. Todos são, de uma forma ou de outra, ligados à qualidade de vida:
Emocionais:
- Sentimento de “dever cumprido”
- Sentir-se “útil”
- Ter a autoestima elevada e maior motivação para cumprir tarefas
Funcionais:
- Melhora no desempenho (nos estudos, trabalho, etc.)
- Realização de mais tarefas durante o dia
- Maior aproveitamento do tempo
Principais vilões da produtividade
A mesma pesquisa revelou os principais vilões da produtividade entre os jovens. Confira os resultados:
- Procrastinação, ou adiar e não cumprir as tarefas – 52%
- Ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo – 34,7%
- Dificuldade de concentração – 11,3%
- Não saber planejar o dia – 10,2%
De longe, a procrastinação é apresentada como a maior inimiga. Para combatê-la (de uma vez por todas):
- Faça o teste “Por que você procrastina?”
- Aplique as dicas do Na Prática que mais se alinham com você
Como aumentar minha produtividade?
A produtividade envolve, principalmente, três fatores: o sujeito, o tempo e a atividade (da qual se obtém o resultado). Em cada um dos aspectos, existe uma gama de possibilidades do que pode ser feito para desenvolvê-lo em benefício da eficiência.
Como gerir a si mesmo
Já falamos sobre a procrastinação, certo? Existem outros dois pontos principais em que dá para se desenvolver e melhorar a capacidade produtiva.
Primeiro, a capacidade de concentração. Ela é diretamente ligada à taxa de procrastinação mas não tem exclusivamente esse resultado. A dificuldade em se concentrar aumenta o tempo que precisa ser dedicado à uma tarefa.
Uma das mais conhecidas técnicas para melhorar a habilidade de se concentrar é a de mindfulness. Basicamente, o que os exercícios ligados ao conceito fazem é treinar “a consciência para, quando estamos desatentos, perceber e conseguir redirecionar a atenção”, explica Marcelo Demarzo, médico e pesquisador da área. Aqui, ele indica três atividades para praticar.
Em segundo, a capacidade de organização também pode interferir na eficiência. Desde o ambiente, à área de trabalho do seu computador e suas anotações, levem em conta uma ordem que facilite sua visualização (e raciocínio). “Como fazer isso” varia de pessoa a pessoa, mas ser organizado invariavelmente beneficia a velocidade na ação.
Como gerir a atividade
De início, é preciso saber onde cada tarefa se encaixa na sua rotina. A melhor forma de fazer isso para ser produtivo é priorizando. Nem tudo que é urgente é importante e vice-versa. Saber distinguir entre eles é o primeiro passo. É importante ter em mente que sua energia é limitada na hora de editar sua lista de afazeres.
Uma forma de facilitar o início da atividade é quebrando-a em menores ações. Assim, evita a procrastinação que pode acontecer quando uma tarefa é complexa e “amedrontadora”.
A eficácia dos “micro-objetivos” foi comprovada cientificamente: é possível enganar o cérebro para aumentar os níveis de dopamina – neurotransmissor que ativa os circuitos de recompensa – ao alcançá-los.
Para cada tarefa que precisa ser cumprida, fracione-a nos menores pedaços possíveis e complete um de cada vez. Por exemplo, se sua meta final é escrever um texto, um bom começo é abrir o documento no computador. O segundo objetivo pode ser redigir uma frase, o terceiro, a segunda, e assim por diante.
Gestão do tempo e produtividade
Gerir o tempo é um dos principais responsáveis por uma rotina produtiva. Envolve a priorização de tarefas mencionada acima, que é muito importante para que não se gaste momentos do dia com o que não importa, mas também outras atitudes.
Primeiro, entende em detalhes como você usa seu tempo. Basta um teste simples: escolha um dia (ou dias) e anote o que você fez a cada hora. Não tem problema se a resposta for desanimadora – esse é só o passo um. Com isso, você consegue identificar com mais precisão quando trabalha melhor e onde está desperdiçando energia.
Planejamento é um ponto chave na gestão do tempo e produtividade. Por isso, descreva quanto tempo você precisa para fazer cada coisa na sua lista de afazeres comum. Coloque a quantidade de horas estimadas para cada atividade e dedique-se a elas com afinco (e sem interrupções) quando o momento chegar.
Esforce-se para não passar mais do que determinou para cada tarefa. É treino, mas é isso que garante que você trabalhe um número de horas saudável por dia.
Técnicas reconhecidas
Além da técnica Pomodoro, que detalhamos em uma matéria específica – e no especial de Procrastinação mencionado acima – conheça outros métodos desenhados para aumentar a produtividade. Cada um tem um foco: ajudar na priorização de tarefas, gestão do tempo, combate à procrastinação, entre outros.
- Essencialismo: método sistemático conhecido que facilita a administração do tempo e da energia
- Mindfulness: técnica desenvolve o foco e capacidade de execução
- Princípio de Pareto: conceito utilizado em diversos campos que pode ajudar a otimizar seu tempo
- Micro-objetivos: técnica de fragmentação de atividades que combate a procrastinação
- Getting Things Done: metodologia de gerenciamento de tempo
- Matriz de Einsenhower: ferramenta para priorizar melhor tarefas diárias
Este texto foi originalmente publicado no portal Na Prática, parceiro do Guia do Estudante.
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